Les objectifs de la mise en service d’un ERP / PGI (progiciel de gestion intégré)

S’agissant de la mise en service d’un progiciel de gestion intégré, il est recommandé d’évaluer la pérennité en considérant le projet dans son ensemble. Le risque afférant à la maintenance et à l’évolution du « code » n’est qu’un des aspects du problème. De plus, ce n’est pas un risque majeur dès lors que certains principes élémentaires sont respectés.

En pratique, il s’agit d’évaluer les difficultés, les erreurs et les risques potentiels qui, par leur nature, peuvent nuire au taux de service de l’outil et à la rentabilité de l’investissement. Il s’agit également d’évaluer les seuils au-dessous desquels on doit parler de dysfonctionnements inacceptables et préjudiciables pour la pérennité de votre entreprise.

Une longue expérience acquise dans le domaine de l’organisation et de la gestion industrielle, ainsi que l’audit de nombreuses situations d’échecs de la mise en service de GPAO, nous incitent à dire que les facteurs de risques sont nombreux et variés, et que leurs importances respectives dépendent fortement du contexte.

Pour appréhender cette question, une démarche parmi d’autres, consiste à mener la réflexion en partant du but recherché. Dans le cas présent, en dotant votre entreprise d’un nouveau système de gestion des flux d’informations et de décisions, les objectifs visés sont certainement parmi les suivants :

• rendre votre organisation plus souple et plus réactive,
• accroître la productivité des tâches administratives et réduire la durée des procédures,
• améliorer la qualité des décisions et des initiatives à tous les niveaux,
• faciliter les transferts d’informations en interne, ainsi qu’avec vos partenaires,
• être en mesure de saisir les opportunités commerciales et de suivre les évolutions du marché,
• réduire et maîtriser les prix de revient de vos produits et services,
• connaître avec précision l’état de la charge de vos ateliers,
• améliorer la planification et la coordination de l’ensemble des tâches élémentaires,
• garantir la qualité et la traçabilté de votre production,
• diminuer la vulnérabilité face à de fortes fluctuations du carnet de commandes,
• faire face à l’inévitable diversification des tâches, pouvoir gérer des travaux en sous-traitance,
• connaître en temps réel la situation financière et son évolution,
• rendre le fonctionnement au quotidien plus fluide et plus fiable, en réduisant le poids du facteur humain par la constitution d’une base de données techniques centralisée et intègre,
• faciliter la communication entre tous les acteurs, et améliorer les conditions de travail en réduisant le stress.

Pour atteindre un tel ensemble d’objectifs, il ne suffit pas de doter l’entreprise d’une série de leviers et d’outils qui sont habituellement caractérisés par les fonctionnalités du progiciel, mais il faut également faire évoluer le contexte et la culture d’entreprise pour que les comportements soient en adéquation avec l’utilisation des moyens mis en place. Ce dernier aspect relève de la conduite du projet, c’est-à-dire de l’audit, de la planification du projet, des actions d’organisation et de la formation.